Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering houdt alle activiteiten in die de gemeentelijke organisaties in staat stellen duurzaam te presteren en maatschappelijke waarde te creëren. Denk aan personeelsbeleid, huisvesting, informatievoorziening en ICT, inkoop en de planning en control cyclus. Een goede bedrijfsvoering is voorwaarde voor het uitoefenen van en het ‘in control’ zijn over de primaire taken en bedrijfsprocessen.

De uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken wordt voor Ouder-Amstel vooral door de uitvoeringsorganisatie Duo+ gedaan en is erop gericht om de organisatie van Duo+, in relatie tot die van de gemeente, steeds beter neer te zetten. De administratieve en overige beheersprocessen worden zo efficiënt en doelmatig mogelijk vormgegeven. Het uiteindelijke doel is een bedrijfsvoering met een hoge kwaliteit, een beperking van de kosten (‘beter voor minder’) en een verminderde kwetsbaarheid.

In deze paragraaf gaan we in op de ontwikkelingen op alle aspecten van de bedrijfsvoering. De financiële consequenties worden toegelicht in het programma 3.4 Bedrijfsvoering, deelparagraaf Overhead.

Binnen Duo+ is een inkoopcoördinator actief. De rol van coördinator zorgt er voor de inkoopvragen worden opgepakt door snel praktisch advies en door inkoopprojecten door te spelen aan Stichting RIJK. Samen met Stichting RIJK wordt de voortgang van de inkoopprojecten gemonitord. Daarnaast houdt de coördinator zich bezig met het inrichtingsvraagstuk voor de inkoopfunctie binnen de DUO-gemeenten. Er liggen verschillende scenario’s op tafel met als doel om de inkoopfunctie toekomstbestendig in te richten: welke mate van uitvoering wil en kan Duo+ in eigen beheer hebben en in welke mate blijft er gebruik gemaakt worden van de diensten van Stichting RIJK. Naar verwachting wordt hier uiterlijk eind 2025 of begin 2026 een beslissing en verdere stappen in genomen.

Op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeverschap & Inkopen (MVOI) is er een belangrijke volgende stap te zetten. Met het commitment aan het landelijke MVOI-manifest en aansluiting bij regionale convenanten zoals het MRA circulair inkopen staan we nu voor de taak om onze ambities als DUO-gemeenten te actualiseren en een concreet actie- en uitvoeringsplan te ontwikkelen voor de komende jaren. Hierin wordt toegewerkt naar proactief support op MVOI- inkoopprojecten. En het in beeld brengen van onze, potentiële, maatschappelijke impact die met MVOI gemaakt kunnen worden. Door slim en bewust in te kopen, kunnen we als DUO-gemeenten bijdragen aan brede maatschappelijke doelen zoals duurzaamheid, inclusie en lokale werkgelegenheid.

Actualisatie informatieveiligheidsbeleid:

Informatieveiligheid neemt in belang toe en is niet weg te denken in het dagelijks handelen van een digitale overheid. Het bestaande informatieveiligheidsbeleid is geactualiseerd en wordt meer en meer in relatie beschouwd met het integrale veiligheidsbeleid. Het belang van Informatieveiligheid in onze samenleving groeit, cybercriminaliteit is lang niet meer beperkt tot computersystemen maar werkt door als een risico in onze fysieke maatschappij. Het geactualiseerde beleid wordt in gezamenlijkheid met de vier DUO-organisaties uitgevoerd. Overheidsorganisaties, zoals gemeenten, moeten voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Naast de nieuwe NIS2-richtlijn van Europese Unie, die strengere eisen stelt aan cyberbeveiliging en het melden van incidenten wordt ook BIO 2 geïntroduceerd. Met een self assessment worden de verschillen vastgesteld ten opzichte van BIO (1) en wordt dit meegenomen in de verdere uitvoerig.

Naast deze uitvoering wordt er meer gericht op de gemeentelijke samenwerking in de regio. In de regio wordt het waarborgen van continuïteit van onze gemeentelijke diensten of deze nu digitaal of fysiek zijn nagestreefd. Mogelijk moeten nieuwe beveiligingsmaatregelingen voorgesteld en geïmplementeerd worden. Dit brengt wellicht nieuwe verplichtingen met zich mee.

Verbijzonderde Interne Controle (VIC) en Rechtmatigheidsverantwoording

De Verbijzonderde Interne Controle (VIC) is onderdeel van de organisatie Duo+. Net als in eerdere jaren blijkt uit de jaarstukken van 2024 dat de VIC zijn taak goed uitvoert. Door de accountant zijn aanbevelingen gedaan die aandacht behoeven voor de Verbijzonderde Interne Controle. Daarnaast is door de gemeente Ouder-Amstel de nota misbruik en oneigenlijk gebruik vastgesteld in 2025. Daar dient vanuit de Verbijzonderde Interne Controle op gecontroleerd te worden.

Vanaf boekjaar 2025 wordt de wettelijke controlegrens voor de getrouwheidscontrole door de accountant verhoogd van 1% naar 2%. Fouten en onzekerheden moeten bij elkaar opgeteld (gaan) worden. Hierdoor neemt het risico op een niet-goedkeurende controleverklaring toe. Dit kan ervoor zorgen dat er vanuit de Verbijzonderde interne controle additionele werkzaamheden gedaan dienen te worden om meer zekerheid te verkrijgen.

De VIC (Verbĳzonderde Interne Controle) voert voor de DUO-gemeenten nog deels interne controlewerkzaamheden uit. In deze gevallen functioneert de VIC als tweedelĳns controle, terwĳl de voorkeur uitgaat naar een derdelĳns controle.

Door de interne controle binnen de lĳn te beleggen, verschuift de rol van de VIC naar de gewenste derde lĳn. Dit betekent dat de proceseigenaren, samen met de teams en afdelingen, zelf verantwoordelĳk worden voor de uitvoering van de interne controles. Het

VIC-team controleert vervolgens of deze interne controles correct worden uitgevoerd. Hiermee wordt de interne beheersing verder versterkt. Voor de processen die nog niet binnen de lĳn vallen, zullen de DUO-gemeenten afspraken moeten maken om dit gezamenlĳk vorm te geven en in 2026 te realiseren.

Omdat het huidige E-HRM-systeem per januari 2026 niet langer wordt ondersteund en er door de huidige leverancier geen bruikbaar alternatief geboden kan worden, is besloten over te stappen naar een nieuw E-HRM-systeem. Hiervoor heeft in 2025 al een aanbesteding gelopen. De implementatie vraagt in 2026 aanzienlijke inspanningen, zowel in capaciteit als in incidentele financiële middelen, met als doel de continuïteit en professionalisering van de HR-processen te waarborgen.

Gebaseerd op de best practices, beginnen we op 1 januari 2026 met een stevige basis: salaris, verlof en verzuim. In het jaar 2026 worden hier drie applicaties aan toegevoegd: strategische personeelsplanning (SPP), onboarden en de gesprekscyclus. Dit biedt een kapstok voor het (verder) ontwikkelen van deze (beleids)onderwerpen.

Het team financiën gaat samen met de ambtelijke organisatie aan de slag om ook in 2026 weer een verbeterslag te maken in de kwaliteit van de P&C documenten. Daarnaast gaan we ook aan de slag met de financiële administratieve structuur om dit beter in te richten.

Het team Juridische Zaken van Duo+ coördineert de afhandeling van Woo-verzoeken en klachten, en behandelt bezwaarschriften en aansprakelijkstellingen. Daarnaast beheert het team de verzekeringsportefeuille, geeft het bestuurlijk juridisch advies en richt het zich op het verbeteren van juridische kwaliteit binnen de organisatie. In 2026 ligt de focus op de verdieping van de juridische kwaliteitszorg, het tijdig en proactief adviseren binnen beleids- en besluitvormingsprocessen en het verder versterken van samenwerking en kennisdeling binnen en buiten het team. Hiermee bouwen we verder aan een juridisch weerbare en wendbare organisatie.

In 2026 gaat onze organisatie verder aan de slag met het verbeteren van het zaaksysteem. Er is samen met de gemeente Amstelveen een marktverkenning geweest over de aanbesteding van een nieuw zaaksysteem dat onze processen beter ondersteunt. De uitkomst van deze marktverkenning is dat het huidige zaaksysteem toch het beste systeem is in de markt. Wĳ blĳven dan ook bĳ deze applicatie. Bĳ de marktverkenning is via workshops veel informatie verzameld bĳ de vier organisaties over de verbetering van processen in het zaaksysteem en bĳ het zaakgericht werken. Hiervoor wordt het project 'Optimalisering Zaakgericht werken' gestart om met deze informatie aan het werk te gaan.

Team Interne Dienstverlening van Duo+ houdt binnen de beschikbare budgetten rekening met duurzaamheid, hybride werken, regelgeving, de dienstverlening vanuit de clusters Servicedesk, Facilitair en Postintake.

Aanbestedingen

Bedrijfsmaterialen worden momenteel zonder afstemming besteld, waardoor beschikbare staffelkortingen niet worden benut.

Na een recente analyse van de uitgaven is gebleken dat een aantal van deze inkooptrajecten qua omvang en aard binnen de reikwijdte van de aanbestedingsplicht vallen. Dit betekent dat voor deze trajecten een formele aanbestedingsprocedure gevolgd moet worden, conform wet- en regelgeving op het gebied van overheidsopdracht. Op korte termijn wordt gestart met de voorbereiding van een of meerdere aanbestedingen (schoonmaak, bedrijfsmiddelen) om te voldoen aan de aanbestedingsplicht en om de inkoop processen transparanter, doelmatig en rechtmatiger in te richten.

De Europese aanbesteding voor warme dranken is half juni in de markt gezet. We worden hierbij begeleid door Stichting Rijk. Na de gunning aan de beoogde leverancier zullen we een proefpanel samenstellen. Voor dit proefpanel gaan we binnen de organisatie vrijwilligers werven. Bij de selectie van deelnemers proberen we zoveel mogelijk collega’s van verschillende afdelingen te betrekken. Ook zullen we een delegatie van de OR uitnodigen om plaats te nemen in het proefpaneel.

In het voorjaar van 20026 starten de gemeenten Uithoorn en Ouder-Amstel een aanbesteding voor de inrichting van de gemeentehuizen, het schoonmaakonderhoud, glasbewassing en sanitaire middelen.

BHV

Op dit moment is de BHV- vertegenwoordiging binnen onze organisatie niet volledig op orde. Dit komt door uitval van een medewerker van de facilitaire dienst, die tevens de functie van hoofd BHV vervult. Om dit structureel te verbeteren, zetten wij in op het opleidingen van meerdere medewerkers tot hoofd BHV. Op die manier verkleinen we de afhankelijkheid van een persoon en borgen we de inzetbaarheid van een persoon en borgen we de inzetbaarheid en paraatheid van de BHV-organisatie op de lange termijn. Daarnaast willen we investeren in het verder professionaliseren van onze BHV-structuur, zodat we bij calamiteiten snel, effectief en veilig kunnen handelen. Voor de komende periode hebben we extra handjes nodig die tijdelijk ondersteuning kunnen bieden bij het opzetten, coördineren en versterken van de BHV-organisatie.

Er wordt nadruk gelegd op zaakgericht werken en archiefbeheer binnen het kader van veranderende wetten zoals de WOO. Het zaaksysteem RXEnterprise is hierbij leidend.

Het resterende bouwarchief van de gemeente Ouder-Amstel wordt in 2026 volledig gescand en toegevoegd binnen de BWT-Omgeving (Bouw- en Woningtoezicht). Tegelijkertijd is in gang gezet de overbrenging van het archiefblok 1995-2026 naar het Stadsarchief. Door deze overbrenging welke doorloopt in 2026 wordt het archief duurzaam bewaard en toegankelijk gemaakt voor toekomstige generaties.

De grote, langdurige en complexe projecten van de gemeente zijn de afgelopen tien jaar beperkt of in sommige gevallen helemaal niet gearchiveerd in RX Enterprise. Het is doel is om 2026 alsnog volledig te realiseren, zodat de archivering op orde is en voldoet aan de geldende richtlijnen.

Binnen de gemeenten wordt gewerkt aan de doorontwikkeling van zaakgericht werken en archief beheer, in het kader van de veranderde wet- en regelgeving. Hierbij wordt gebruik gemaakt van RX Enterprise als ondersteunend systeem. Dit betekent dat het realiseren van afgeronde deelprojecten die leiden tot significante verbeteringen in de informatiehuishouding. Daarmee wordt gezorgd voor betere toegankelijkheid, duurzaamheid en betrouwbaarheid van informatie.

Gemeenten Diemen, Ouder-Amstel, Uithoorn en Duo+ stellen gezamenlijk een jaarplan datagerichte sturing op. Ter ondersteuning worden bij Duo+ twee data-analisten aangesteld.

Ouder-Amstel wordt verwacht te groeien tot 15.000 inwoners in 2028. Deze bevolkingsgroei brengt de noodzaak met zich mee om de plannen voor de verbouwing van de raadzaal in 2027 te heroverwegen. Om de groei adequaat op te vangen, zijn er mogelijk tussentijdse aanpassingen in het gemeentehuis nodig om te voldoen aan de behoeften van de toenemende bevolking.

De Atrea 6 server/software omgeving gaat end of live. Leverancier Atrea wil al hun klanten eind 2025 over hebben naar hun nieuwe cloud versie 7. Het voordeel hiervan is dat er vanuit team I&A geen server onderhoud meer hoeft worden uitgevoerd en dat we altijd voorzien zijn van de laatste updates. Ook breng versie 7 meer stabiliteit en mogelijkheden. Als we toekomstig kiezen om de module BHV/Calamiteitenregistratie dan moeten we er rekening mee houden dat dit dan alleen actief is in het toegangscontrole systeem van Ouder-Amstel en dus voor locatie gemeentehuis Ouder-Amstel/milieudepot. Op deze wijze werken we dan niet éénduidig voor de Bhv’ers aangezien deze groep collega’s verspreidt over de Duo+ (Diemen/Ouder-Amstel/Uithoorn) werken.